Factura electrónica obligatoria entre empresas: calendario, requisitos y cómo prepararse

Resumen en 30 segundos

• Aún no es obligatoria. A 18 de septiembre de 2026 falta por publicar la orden ministerial que pone en marcha la plataforma pública de la Agencia Tributaria. Sin esa orden no empieza a contar ningún plazo.
• El Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, en vigor desde el 20 de abril de 2026, ya define el sistema completo: formatos, plataformas, estados de la factura y plazos.
• Cuando la orden entre en vigor arrancan 12 meses para quien facturó más de 8 millones de euros el año anterior y 24 meses para el resto (disp. final 4.ª).
• El proyecto de orden sometido a audiencia pública el 17 de abril de 2026 prevé entrar en vigor el 1 de octubre de 2026. Con esa fecha, las obligaciones llegarían el 1 de octubre de 2027 y el 1 de octubre de 2028. Son previsiones.
• Un PDF no valdrá: hará falta un archivo estructurado (Facturae, UBL, CII o EDIFACT) y tu cliente tendrá que comunicar la aceptación, el rechazo y el pago.

¿Qué es una factura electrónica a efectos de esta obligación?

No es “una factura enviada por correo electrónico”. Es un mensaje informático estructurado: un archivo que otro programa puede leer campo a campo, sin que nadie lo transcriba a mano. El art. 7.1 del RD 238/2026 exige que se ajuste al modelo semántico de datos EN 16931, la norma europea de facturación electrónica, y que use una de estas cuatro sintaxis.

Hay tres detalles técnicos que conviene conocer aunque no seas informático. Cada factura llevará un código único con tu NIF, el número y la serie y la fecha de expedición (art. 7.5). Las que salgan por una plataforma privada irán firmadas con firma electrónica avanzada, tuya o delegada (art. 7.3). Y el programa que las genere tendrá que cumplir el art. 29.2.j) de la Ley General Tributaria, es decir, la normativa de Verifactu (art. 2.d)).

El Reglamento de facturación también cambia: el nuevo art. 8 bis del RD 1619/2012 incorpora la obligación, y su art. 9 elimina el consentimiento del destinatario en los casos obligatorios. Hasta ahora, para mandar una factura electrónica hacía falta que tu cliente la aceptara; cuando llegue la obligación, ya no.

¿A quién obliga y a quién no?

La regla general está en el art. 3.1 del RD 238/2026: si estás obligado a expedir factura y el destinatario es un empresario o profesional con sede, establecimiento permanente o domicilio en España, esa factura tendrá que ser electrónica. No hay umbral de facturación ni de plantilla. Da igual que seas autónomo, comunidad de bienes o una sociedad limitada: si facturas a otro negocio español, entras.

Quedan fuera las ventas a particulares, las operaciones con clientes sin presencia en España y la factura simplificada, el ticket del art. 4 del Reglamento. La excepción de la excepción son las simplificadas “cualificadas” del art. 7.2: las que llevan el NIF y el domicilio del cliente y la cuota separada para que pueda deducir el IVA sí tendrán que ser electrónicas (art. 4.1).

Hay exclusiones sectoriales tasadas en la disp. adic. 2.ª: el operador del mercado eléctrico, el operador del mercado organizado de gas y las cámaras de compensación de la IATA. Y el Ministerio de Economía puede excluir otros sectores por orden ministerial, con carácter general temporal, cuando la adaptación distorsione gravemente su funcionamiento (art. 4.2).

¿Cuándo entra en vigor? El calendario, paso a paso

Aquí está el nudo de todo el asunto. La disp. final 8.ª de la Ley 18/2022 no fijó fechas: fijó plazos que cuentan desde el desarrollo reglamentario. La disp. final 4.ª del RD 238/2026 concretó que ese cómputo arranca con la entrada en vigor de la orden ministerial de Hacienda que regule la plataforma pública, prevista en la disp. final 3.ª.

Hemos comprobado el BOE hoy, 18 de septiembre de 2026: esa orden no está publicada. Lo único que existe es el proyecto que la Agencia Tributaria sometió a audiencia e información pública el 17 de abril de 2026, cuya disposición final única fija la entrada en vigor el 1 de octubre de 2026. Todas las fechas posteriores son, por tanto, previsiones.

Queda un fleco jurídico. La misma disp. final 8.ª condicionó la entrada en vigor del art. 12 a obtener una excepción comunitaria a los artículos 218 y 232 de la Directiva del IVA. El preámbulo del RD 238/2026 sitúa la norma en línea con la Directiva (UE) 2025/516, la del IVA en la era digital, que reordena ese marco. No es cosa tuya resolverlo, pero explica por qué el calendario se ha movido tantas veces.

¿Cómo viaja la factura? Plataforma privada, plataforma pública o las dos

El art. 5 llama “sistema español de factura electrónica” al conjunto de dos piezas: las plataformas privadas que cumplan los requisitos del reglamento y la solución pública de facturación electrónica, que gestiona la Agencia Tributaria y que hace además de repositorio de todas las facturas. Puedes usar una, otra o una combinación.

Tres reglas resumen el modelo y te evitan sustos.

Si no pactas nada, te toca la pública. Cuando no hayas acordado expresamente con tus proveedores recibir las facturas por una plataforma privada, se entiende que has elegido la solución pública, sin necesidad de decir nada (art. 6.1). Lo mismo pasa si no publicas tu punto de entrada: se presume que es la plataforma pública (art. 6.3).

Si usas una plataforma privada, Hacienda recibe copia de todo. Esas plataformas están obligadas a remitir a la solución pública una copia electrónica fiel de cada factura, en sintaxis UBL y simultáneamente a su emisión (art. 6.2 y disp. adic. 21.ª de la Ley 56/2007). Esa disposición, añadida por la disp. final 12.ª de la Ley 7/2024, convierte la plataforma pública en repositorio universal y obligatorio, con conservación máxima de 12 años.

La interconexión entre plataformas es obligatoria y gratuita. Cualquier plataforma tiene que aceptar la interconexión que le pida otra y tenerla operativa en un mes, sin cobrar nada por ello (art. 8 y art. 9). Mientras no lo esté, las facturas se depositan en la plataforma pública y el destinatario está obligado a recogerlas por ahí.

Los estados de la factura: aceptar, rechazar y avisar del pago

Esta es la parte que más cambia el día a día. Hasta ahora, emitir la factura terminaba tu obligación. Con el nuevo sistema, el destinatario tiene que responder.

Los cuatro días son naturales, pero sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales (art. 10.3). El pago y el rechazo hay que comunicarlos además a la plataforma pública, uses la plataforma que uses, junto con la fecha de vencimiento del plazo de pago (art. 12). Puedes autorizar a tu plataforma privada para que lo haga por ti.

Detalle importante para quien cobra: si el cliente no rechaza la factura ni recibe una rectificativa, se presume aceptada (art. 12.1). El silencio juega a favor del proveedor.

Factura electrónica, Verifactu y FACe: tres cosas distintas

Se confunden a diario porque las tres hablan de facturas y ordenadores. No son lo mismo.

Si tienes una sociedad limitada y vendes a un ayuntamiento o a un ministerio, la factura electrónica al sector público te obliga desde 2015: se presenta en Facturae firmada a través del punto general de entrada, que para la Administración General del Estado es FACe (art. 4, art. 5 y art. 6 de la Ley 25/2013). Cada Administración puede eximir las facturas de hasta 5.000 euros. Ese circuito no desaparece; lo que sí desaparecerá es FACeB2B, el registro por el que los subcontratistas presentan hoy sus facturas al contratista principal: tendrán 24 meses desde la orden para pasarse al nuevo sistema (disp. trans. 1.ª).

Qué tiene que ver todo esto con cobrar a tiempo

El objetivo declarado de la norma no es recaudatorio: es medir y reducir la morosidad. Los plazos de pago no cambian, siguen en el art. 4 de la Ley 3/2004: 30 días naturales desde la recepción de la mercancía o la prestación del servicio si no se pactó otra cosa, ampliables por acuerdo hasta un máximo de 60 días naturales.

Lo que cambia es que ahora habrá datos. El art. 15 del RD 238/2026 remite a ese art. 4 para calcular el plazo de cada factura, y la disp. adic. 7.ª fija que el cómputo empieza el día de recepción de la factura electrónica. Con esa información, la Agencia Tributaria alimentará al Observatorio Estatal de la Morosidad Privada, que publica cada año el listado de empresas incumplidoras (art. 14 y disp. final 6.ª de la Ley 18/2022): sociedades que no pueden presentar pérdidas y ganancias abreviada, con más de 600.000 euros impagados fuera de plazo a 31 de diciembre y menos del 90 % de sus pagos en plazo.

Qué hacer ahora, según tu tamaño

No hay nada que presentar todavía, pero hay decisiones que es mejor tomar con dos años por delante que con dos meses.

Marca la fecha estimada en tu calendario fiscal y revisa cada trimestre si la orden se ha publicado. Aprovecha para limpiar la base de datos de clientes: sin el NIF del destinatario bien informado, la plataforma pública no admite la factura (art. 11.3).

Cómo elegir plataforma sin dejarte llevar por el marketing

No hace falta mirar marcas: el reglamento da la lista de comprobación. El art. 13 exige a toda plataforma privada certificación ISO/IEC 27001 o equivalente, protocolos seguros AS2 o AS4, firma y sello electrónico avanzado conforme al reglamento eIDAS, capacidad de intercambiar y transformar las cuatro sintaxis, plan de continuidad, soporte disponible y garantías de gobernanza del dato.

Pregunta estas cinco cosas antes de firmar nada:

1. ¿Está certificada en ISO/IEC 27001 y usa AS2 o AS4?
2. ¿Transforma entre Facturae, UBL, CII y EDIFACT sin perder información?
3. ¿Remite la copia fiel a la plataforma pública y comunica los pagos por mí?
4. ¿Publica el sistema de consulta abierto de clientes que la han elegido como punto de entrada, como exige el art. 6.4?
5. ¿Qué pasa con mis facturas si me voy?

Ojo con esto

• Creer que ya es obligatoria. Hay proveedores vendiendo “adaptación urgente a la factura electrónica obligatoria”. A 18 de septiembre de 2026 no hay ninguna fecha en vigor. Adáptate con calma, no con miedo.
• Confundir la fecha de Verifactu con esta. El 1 de enero de 2027 y el 1 de julio de 2027 son las fechas de los sistemas informáticos de facturación (disp. final 4.ª del RD 1007/2023), no de la factura electrónica.
• No publicar tu punto de entrada. Si eliges plataforma privada pero no la anuncias en tus comunicaciones y en tu web, tus proveedores te mandarán las facturas a la plataforma pública y tendrás que ir a buscarlas allí (art. 6.3).
• Olvidar los estados. El incumplimiento más probable no será el formato, sino no comunicar el pago en plazo. Automatízalo desde el primer día.
• Pensar que las facturas rectificativas quedan fuera. También tienen que emitirse en formato electrónico y depositarse como copia fiel, aunque en algunos casos no haya que informar de sus estados (art. 10.6).

Sobre las sanciones, conviene ser precisos, porque circulan cifras sueltas. El RD 238/2026 no crea un régimen sancionador propio. La Ley 56/2007 prevé en su art. 2 bis.9 apercibimiento o multa de hasta 10.000 euros para las empresas que, estando obligadas, no ofrezcan la posibilidad de recibir facturas electrónicas o no permitan el acceso de quienes dejaron de ser clientes; la impone la Secretaría de Estado de Digitalización e Inteligencia Artificial. Y, en paralelo, los defectos de facturación siguen sancionándose por el art. 201 de la Ley General Tributaria, normalmente con el 1 % o el 2 % del importe de las operaciones afectadas.

Ejemplo práctico

Talleres Ríos, S.L. facturó 12 millones de euros en 2026, así que entra en el primer grupo. Si la orden entra en vigor el 1 de octubre de 2026, su fecha sería el 1 de octubre de 2027. Ese día tiene que tener tres cosas funcionando: emisión en UBL o Facturae firmada, envío de la copia fiel a la plataforma pública y comunicación de aceptación, rechazo y pago en cuatro días. Además, durante los doce primeros meses adjuntará un PDF legible a cada factura, salvo que el cliente renuncie por escrito. Un cliente suyo paga a 55 días: sigue dentro del máximo de 60 días del art. 4 de la Ley 3/2004, pero a partir de ahora ese dato quedará registrado factura a factura.

Fuentes oficiales

• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas: art. 12 y disp. final 8.ª (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Ley 56/2007: art. 2 bis y disp. adic. 21.ª (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Reglamento de obligaciones de facturación (RD 1619/2012): art. 8 bis, 9 y 10 (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Ley 3/2004, contra la morosidad: art. 4 (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Ley 25/2013, factura electrónica en el Sector Público (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Real Decreto 1007/2023 (Verifactu): disp. final 4.ª (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• Proyecto de orden de la solución pública de facturación electrónica (Hacienda, 17 de abril de 2026) (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• AEAT: facturación y registro (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• AEAT: sistemas informáticos de facturación y VERI*FACTU (consultado el 18 de septiembre de 2026)
• FACe, punto general de entrada de facturas electrónicas (consultado el 18 de septiembre de 2026)

Preguntas frecuentes

Historial de cambios

• 2026-09-18: publicación inicial. Calendario verificado contra el BOE ese día: la orden ministerial de la solución pública de facturación electrónica no está publicada, por lo que las fechas de 2027 y 2028 se presentan como previsión basada en el proyecto de orden de 17 de abril de 2026. Normas de referencia: RD 238/2026, Ley 18/2022, Ley 56/2007, RD 1619/2012, Ley 3/2004, Ley 25/2013 y RD 1007/2023.