Cómo hacer una factura en 2026: requisitos, tipos, numeración y plazos

Resumen en 30 segundos

• Una factura es válida si lleva todos los datos del art. 6 del Reglamento de facturación: número y serie correlativos, fecha, nombre, NIF y domicilio de las dos partes, descripción, base imponible, tipo y cuota de IVA separada. Si falta uno, tu cliente no puede deducir el IVA.
• Puedes emitir una factura simplificada (el antiguo tique) hasta 400 euros con IVA, o hasta 3.000 euros en comercio minorista, hostelería, transporte y otros sectores (art. 4). Para que el cliente deduzca, tiene que llevar además su NIF, su domicilio y la cuota.
• Plazo: al particular, en el momento; a otro empresario, antes del día 16 del mes siguiente al devengo (art. 11). El envío tiene el mismo plazo.
• Los errores no se borran: se corrigen con una factura rectificativa en serie propia, dentro de los cuatro años siguientes (art. 15).
• La factura electrónica obligatoria entre empresas (RD 238/2026) aún no se aplica en 2026: sus plazos de 12 y 24 meses arrancan con una orden ministerial que, a 17 de septiembre de 2026, sigue en proyecto. Con el sector público sí es obligatoria desde 2015 para sociedades, a través de FACe.

¿Quién tiene que facturar y cuándo?

Todo empresario o profesional tiene que expedir factura, y guardar copia, por cada entrega de bienes o prestación de servicios de su actividad. Lo dice el art. 164.Uno.3.º de la Ley del IVA y lo desarrolla el art. 2 del Reglamento de facturación (RD 1619/2012). La obligación incluye las operaciones exentas y las no sujetas, y también los anticipos: si cobras por adelantado, facturas el anticipo en el momento del cobro, porque ahí se devenga el IVA (art. 75.Dos LIVA).

El devengo es el momento en que nace la obligación de IVA. En las ventas de bienes, cuando el cliente puede disponer de ellos; en los servicios, cuando los prestas; en alquileres y suministros, cuando es exigible cada cobro (art. 75.Uno LIVA). Esa fecha manda sobre todo lo demás: fija el trimestre en que declaras el IVA y el plazo para facturar.

Da igual el régimen en el que tributes. Un autónomo en módulos o una sociedad grande tienen la misma obligación. Y es una obligación tributaria formal en sí misma: la Ley General Tributaria la recoge en su art. 29.2.e), separada del deber de pagar el impuesto.

Hay operaciones en las que la factura es obligatoria siempre, sin excepción posible (art. 2.2):

• Cuando el cliente es un empresario o profesional que actúa como tal.
• Cuando el cliente, sea quien sea, te la pide para ejercer un derecho fiscal (deducir un gasto, por ejemplo).
• Entregas de bienes a otro país de la UE y exportaciones.
• Cuando el cliente es una persona jurídica que no actúa como empresa (una asociación, por ejemplo) o una Administración pública.

Excepciones: quién puede no facturar

El art. 3 del Reglamento libera de facturar en algunos casos, siempre que no se dé ninguno de los supuestos obligatorios anteriores:

En la práctica, la excepción más usada es la del minorista en recargo de equivalencia y la de los profesionales exentos. Pero recuerda: si el cliente es empresa o te pide factura, la tienes que hacer.

Del devengo al cobro: el ciclo completo

Qué tiene que llevar una factura completa

No existe un modelo oficial de factura. Puedes hacerla con un programa, con una plantilla de hoja de cálculo o a mano: el Reglamento exige el contenido, no el formato. El art. 8 permite expedirla “por cualquier medio, en papel o en formato electrónico”, siempre que quede garantizada la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad durante todo el plazo de conservación. Lo que sí cambia en 2027 es que, si usas un programa de facturación, tendrá que cumplir Verifactu.

El art. 6 del Reglamento de facturación es la lista de comprobación. El apartado 4 es tajante: solo “tendrá la consideración de factura” a efectos de deducir el IVA la que reúna todos los datos. La tabla resume qué exige la completa y qué basta en la simplificada (art. 7).

Tres menciones merecen explicación, porque aparecen en facturas sin IVA y confunden:

• “Operación exenta”: la operación está sujeta al IVA, pero la ley te libera de cobrarlo. Tienes que citar el artículo de la LIVA o de la Directiva 2006/112/CE que la exime, o al menos indicar que está exenta (letra j).
• “Inversión del sujeto pasivo”: quien declara el IVA es tu cliente, no tú. Pasa en servicios a empresas de otros países de la UE y en ciertas obras y entregas de inmuebles. La factura va sin cuota y con esa frase literal (letra m).
• “Régimen especial del criterio de caja”: si te has acogido a él, tu cliente sabe que solo podrá deducir el IVA cuando te pague (letra p).

Si en una misma factura mezclas operaciones exentas y no exentas, con inversión del sujeto pasivo y sin ella, o con distintos tipos de IVA, tienes que separar la base de cada grupo (art. 6.2).

La retención en la factura

Si eres profesional (abogada, programador, diseñadora, formador…) y facturas a una empresa u otro autónomo, tu cliente tiene que retener una parte de tu IRPF e ingresarla en Hacienda. El tipo general es el 15 % sobre la base; el 7 % en el año de inicio de la actividad y los dos siguientes, si se lo comunicas por escrito (art. 95.1 del Reglamento del IRPF). El Reglamento de facturación no obliga a consignarla, pero conviene incluirla siempre: es la forma de que el total coincida con lo que cobras. A particulares nunca se retiene.

La retención se calcula sobre la base imponible, nunca sobre la base más IVA. El IVA repercutido sigue siendo íntegro: 210 euros que tú declararás en tu modelo 303 aunque solo hayas cobrado 1.060.

Moneda e idioma

Puedes expresar los importes en cualquier moneda, pero la cuota de IVA tiene que figurar en euros. Y puedes redactar la factura en cualquier idioma, aunque Hacienda puede pedirte una traducción al castellano o a otra lengua oficial (art. 12).

La factura simplificada: cuándo vale y cuándo no

La factura simplificada sustituyó al tique en 2013. Es una factura de verdad, con menos datos. El art. 4 del Reglamento la permite en tres casos:

1. Cuando el importe total, IVA incluido, no pasa de 400 euros, sea cual sea la actividad.
2. Cuando es una factura rectificativa.
3. Hasta 3.000 euros, IVA incluido, en estas actividades: ventas al por menor a consumidores finales, ventas o servicios a domicilio y en ambulancia, transporte de personas y equipajes, hostelería y restauración, salas de baile y discotecas, peluquería y estética, instalaciones deportivas, revelado fotográfico, aparcamientos, alquiler de películas, tintorerías y lavanderías y autopistas de peaje.

Y la prohíbe en las entregas de bienes a otro país de la UE, en las ventas a distancia intracomunitarias fuera de la ventanilla única, cuando el cliente expide la factura por inversión del sujeto pasivo y en operaciones fuera del territorio del IVA español (art. 4.4).

Qué le falta para que el cliente deduzca

Por defecto la simplificada no identifica al cliente ni desglosa la cuota. Por eso no sirve para deducir el IVA ni es buena prueba de los gastos deducibles en el IRPF. El art. 7.2 obliga al emisor a añadir, si el cliente empresario lo pide, su NIF y domicilio y la cuota de IVA por separado. Con esos tres datos la simplificada vale igual que una completa. Si te lo piden en caja, no puedes negarte.

Numeración, series y plazos

Numeración correlativa

Las facturas se numeran de forma correlativa dentro de cada serie (art. 6.1.a)). Correlativa significa sin saltos ni repeticiones y, en la práctica, en el mismo orden que las fechas: la factura 12 no puede ser anterior a la 11. No es obligatorio empezar en 1 cada año, pero es lo habitual y ayuda a que la serie sea clara (2026/001). Tampoco es obligatorio usar series, salvo en cuatro casos:

• Cuando la factura la expide tu cliente o un tercero en tu nombre (una serie por cada uno).
• Las facturas rectificativas: siempre en serie propia.
• Las de ciertas operaciones con inversión del sujeto pasivo y regímenes especiales que enumera el propio artículo.
• Las simplificadas cuando conviven con completas en el mismo año (art. 7).

Puedes abrir más series si hay motivo: varios locales, actividades distintas, un canal online y otro físico.

Un esquema que funciona para la mayoría de autónomos y pymes: una serie general por año (2026/001, 2026/002…), una serie R para rectificativas y, si emites tiques, una serie S para simplificadas. Deja anotado en tu programa o en tu libro qué significa cada serie y cuándo la abriste. Si tienes tienda física y online, una serie por canal. El objetivo es simple: que cualquier inspector pueda seguir la secuencia sin huecos y que cada número identifique una sola factura.

¿Qué pasa si te saltas un número? Estás incumpliendo un requisito de facturación. La sanción del art. 201.2.a) LGT es del 1 % del importe de las operaciones afectadas. Lo que no debes hacer es “rellenar” el hueco con una factura falsa, con fecha atrasada o a nombre de nadie: eso sí es grave. Lo correcto es dejar constancia del motivo (un fallo del programa, una factura anulada antes de enviarse) y, si la factura llegó a existir, corregirla con una rectificativa. Con un sistema Verifactu, además, el propio programa impedirá el salto.

Plazos de expedición y envío

El “día 16” es un plazo de facturación, no de IVA. Un servicio prestado el 28 de marzo a una empresa se puede facturar hasta el 15 de abril, pero su IVA se devengó en marzo y va en el modelo 303 del primer trimestre. Y no lo alargues más de lo debido: el art. 88.Cuatro de la LIVA te hace perder el derecho a repercutir el IVA al cliente si pasa un año desde el devengo sin factura.

Facturas rectificativas: cómo corregir

En facturación no existe “anular” ni “borrar”. Una factura expedida forma parte de tu numeración y de tus libros. Si tiene un error o la operación cambia, emites una factura rectificativa (art. 15). Es obligatoria en dos casos:

1. Cuando la factura original no cumple algún requisito de los art. 6 o 7: NIF equivocado, cliente mal identificado, falta la cuota, tipo de IVA erróneo.
2. Cuando la cuota se calculó mal o la base imponible se modifica por las causas del art. 80 de la LIVA: devolución de mercancías o envases, descuentos concedidos después de la venta, operación anulada o precio alterado por resolución o acuerdo, concurso del cliente o crédito incobrable.

Cómo se hace, en cinco reglas:

• Plazo: en cuanto conozcas el motivo, y siempre dentro de los cuatro años desde el devengo del IVA o desde que se produjo la causa del art. 80.
• Serie propia: las rectificativas van en una serie específica (por ejemplo, R-2026-001), nunca mezcladas con las ordinarias.
• Identificación: la nueva factura tiene que indicar los datos de la factura que corrige (número, serie y fecha). Puedes rectificar varias facturas en un solo documento si las identificas todas.
• Contenido: cumple todos los requisitos del art. 6 o 7 y expresa la corrección, bien como el importe de la diferencia (positivo o negativo), bien como quedan los importes tras corregir, indicando también la diferencia.
• Devoluciones habituales: si el cliente te devuelve mercancía y le vas a hacer un nuevo suministro al mismo tipo de IVA, puedes restar la devolución en la siguiente factura ordinaria sin rectificativa (art. 15.2, segundo párrafo).

Dos precisiones. Cambiar una simplificada por una completa a petición del cliente no es una rectificativa, siempre que la simplificada estuviera bien hecha (art. 15.6). Y si tu cliente ya dedujo el IVA de la factura errónea, la rectificativa le obliga a regularizar su deducción: envíasela dentro del plazo del art. 18 (antes del día 16 del mes siguiente).

Factura electrónica: qué es obligatorio en 2026 y qué viene

Hay dos obligaciones distintas con el mismo nombre y conviene no confundirlas.

Con la Administración pública: obligatoria desde 2015

Si vendes a un ayuntamiento, una consejería o un ministerio, la factura se presenta por vía electrónica a través del punto general de entrada de esa Administración. Para la Administración General del Estado es FACe, y muchas comunidades y ayuntamientos están adheridos a él (art. 6 de la Ley 25/2013 y portal FACe). Están obligadas las sociedades anónimas y limitadas, las personas jurídicas extranjeras, los establecimientos permanentes, las UTE y los fondos (art. 4). Los autónomos personas físicas pueden usar FACe, pero no están obligados, y cada Administración puede eximir las facturas de hasta 5.000 euros. El formato es Facturae, estructurado y firmado con firma electrónica avanzada (art. 5), y hay que presentarla en el registro en 30 días desde la entrega (art. 3).

Entre empresas (B2B): aprobada, pero aún sin fecha de arranque

La Ley Crea y Crece (Ley 18/2022), en su art. 12, cambió el art. 2 bis de la Ley 56/2007: todos los empresarios y profesionales tendrán que expedir, enviar y recibir facturas electrónicas en sus operaciones con otros empresarios y profesionales, e informar de los estados de cada factura (aceptación, rechazo, pago). Su disposición final 8.ª fijó el calendario: un año desde el desarrollo reglamentario para quien facture más de 8 millones, dos años para el resto.

Ese desarrollo es el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado el 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril de 2026. Lo esencial:

• A quién afecta (art. 3): a todo el que deba expedir factura a un empresario o profesional con sede, establecimiento o domicilio en España. Las facturas simplificadas quedan fuera, salvo las que llevan el NIF del cliente (art. 8 bis del Reglamento de facturación).
• Formato (art. 7): archivo estructurado según la norma europea EN 16931, en sintaxis UBL, CII, EDIFACT o Facturae. Un PDF no es una factura electrónica. Cada factura llevará un código único con tu NIF, el número y serie y la fecha.
• Solución pública de la AEAT (art. 11 y disp. adic. 1.ª): una plataforma gratuita con formulario para emitir y recibir facturas en UBL. Quien use una plataforma privada tendrá que enviar a la pública una copia fiel de cada factura, porque actúa como repositorio universal (disp. adic. 21.ª de la Ley 56/2007).
• Estados y pago (art. 10 y 12): el cliente tiene que comunicar la aceptación o el rechazo y el pago completo con su fecha en un máximo de cuatro días naturales, sin contar sábados, domingos ni festivos nacionales. Si no rechaza ni recibe rectificativa, la factura se presume aceptada. Para autónomos y entidades en atribución de rentas que facturen 8 millones o menos, informar de los estados será voluntario durante los 12 primeros meses (disp. trans. 3.ª).
• Cuándo (disp. final 4.ª): 12 meses después de que entre en vigor la orden ministerial que regule la solución pública para quien superó 8 millones de volumen de operaciones el año anterior; 24 meses para todos los demás. La plataforma pública debe estar disponible al menos dos meses antes (disp. adic. 5.ª).

A 17 de septiembre de 2026 esa orden no está publicada en el BOE. El proyecto de orden que Hacienda sometió a audiencia pública el 17 de abril de 2026 prevé en su disposición final única entrar en vigor el 1 de octubre de 2026. Si se aprueba con esa fecha, la factura electrónica B2B sería obligatoria el 1 de octubre de 2027 para las grandes empresas y el 1 de octubre de 2028 para autónomos y pymes. Hasta que la orden se publique, son previsiones.

Verifactu no es lo mismo

Verifactu es la tercera pieza y la única con fecha firme. El Reglamento de sistemas informáticos de facturación (RD 1007/2023) no obliga a facturar en electrónico: obliga a que el programa con el que facturas genere registros inalterables con huella y código QR. Afecta a sociedades desde el 1 de enero de 2027 y a autónomos desde el 1 de julio de 2027 (disp. final 4.ª). Quien factura a mano o con una hoja de cálculo sin funciones de facturación no está sujeto, pero sí lo estará a la factura electrónica cuando llegue. Verifactu tiene guía propia, con las dos modalidades, los requisitos del programa y las sanciones.

Casos especiales

Autónomo que factura a un particular. Puede usar simplificada dentro de los límites. Nunca hay retención. En la simplificada basta indicar el tipo y el total con la expresión “IVA incluido” (art. 7.1.f). Si el particular pide factura completa para justificar una deducción (por ejemplo, obras en vivienda), tienes que hacérsela.

Autónomo que factura a una empresa. Factura completa, con el NIF del cliente. Si eres profesional, con retención del 15 % (o 7 % los tres primeros años). La empresa te pagará el total menos la retención y la ingresará por ti; en tu declaración de la renta esa cantidad se resta de lo que te toca pagar.

Cliente en recargo de equivalencia. Si vendes a un comerciante minorista en recargo de equivalencia, además del IVA tienes que repercutirle el recargo en la misma factura, como partida separada (art. 159 de la LIVA). Los tipos son el 5,2 % (bienes al 21 %), el 1,4 % (al 10 %) y el 0,5 % (al 4 %) (art. 161). Él no te tiene que facturar a ti sus ventas.

Cliente en otro país de la UE. Servicios a una empresa con NIF-IVA válido: factura completa, sin IVA, con la mención “inversión del sujeto pasivo” y el NIF-IVA de ambos. Ventas de bienes a una empresa de la UE: factura completa obligatoria, exenta con referencia al art. 25 de la LIVA. A particulares de la UE se aplica IVA español, o el del país del cliente a través de la ventanilla única si superas 10.000 euros anuales.

Facturación por el destinatario o por un tercero. Tu cliente o tu gestoría pueden emitir tus facturas en tu nombre si hay acuerdo previo y tú aceptas cada factura (art. 164.Dos LIVA y art. 5 del Reglamento). La responsabilidad de que estén bien sigue siendo tuya, y llevan la mención “facturación por el destinatario” cuando la expide el cliente.

Factura recapitulativa. Si haces varias operaciones a un mismo cliente en un mes, puedes agruparlas en una sola factura expedida como máximo el último día del mes, o antes del 16 del siguiente si es empresa (art. 13). Cada operación debe quedar identificada con su fecha.

Factura con varios tipos de IVA. Si en la misma operación vendes un producto al 21 % y otro al 10 %, separas la base de cada tipo e indicas cada tipo y cada cuota (art. 6.2.c)). En la simplificada también hay que desglosar la parte de base que corresponde a cada tipo (art. 7.1.f), aunque el resto vaya como “IVA incluido”.

Factura proforma. No es una factura: es un presupuesto con formato de factura. No se numera en tu serie, no devenga IVA ni sirve para deducir. Cuando la operación se cierre, emites la factura de verdad.

Conservación. Tienes que guardar las facturas recibidas y las copias de las emitidas durante el plazo de prescripción, cuatro años (art. 19 del Reglamento y art. 66 LGT). En papel o en digital, en cualquier soporte que garantice que son auténticas, íntegras y legibles y que Hacienda pueda acceder sin demora (art. 20). Puede hacerlo tu gestoría por ti. Si eres sociedad o empresario mercantil, el art. 30 del Código de Comercio alarga el plazo a seis años desde el último asiento de tus libros, incluso si cesas en la actividad.

Ojo con esto

Las sanciones están en el art. 201 de la Ley General Tributaria. Se aplican sobre el importe del conjunto de operaciones afectadas, con cifras de 2026:

La Ley 56/2007 añade, por su parte, multas de hasta 10.000 euros a las grandes prestadoras de servicios que no ofrezcan factura electrónica a sus clientes particulares (art. 2 bis.9).

Ejemplo práctico

Fuentes oficiales

• Real Decreto 1619/2012, Reglamento de obligaciones de facturación (art. 2 a 8, 8 bis, 11 a 13, 15, 17 a 20) (BOE, texto consolidado, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ley 37/1992 del IVA (art. 75, 80, 88, 159, 161 y 164) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ley 58/2003, General Tributaria (art. 29, 66, 201 y 201 bis) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (art. 12 y disp. final 8.ª) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales (BOE de 31 de marzo de 2026, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información (art. 2 bis y disp. adic. 21.ª) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ley 25/2013, de impulso de la factura electrónica en el Sector Público (art. 3 a 6) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Real Decreto 1007/2023, Reglamento de sistemas informáticos de facturación (art. 3 y disp. final 4.ª) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Código de Comercio (art. 30) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Real Decreto 439/2007, Reglamento del IRPF (art. 95) (BOE, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• AEAT: Obligación de facturar, Tipos de factura, Contenido de las facturas, Facturas rectificativas y Obligación de conservar las facturas (consultadas el 17 de septiembre de 2026)
• AEAT: Novedades normativa 2026, Real Decreto 238/2026 (consultado el 17 de septiembre de 2026)
• Ministerio de Hacienda: proyecto de Orden por la que se regula la solución pública de facturación electrónica (audiencia pública desde el 17 de abril de 2026, consultado el 17 de septiembre de 2026)
• FACe, Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas de la AGE (consultado el 17 de septiembre de 2026)

Preguntas frecuentes

Historial de cambios

• 2026-09-17: publicación inicial. Normas de referencia: Reglamento de facturación (RD 1619/2012, art. 2 a 8, 8 bis, 11 a 13, 15, 17 a 20), LIVA (art. 75, 80, 88, 159, 161 y 164), LGT (art. 29, 66, 201 y 201 bis), Ley 18/2022 (art. 12 y disp. final 8.ª), RD 238/2026 (en vigor desde el 20 de abril de 2026; orden ministerial de la solución pública en proyecto, con entrada en vigor prevista el 1 de octubre de 2026), Ley 56/2007 (art. 2 bis y disp. adic. 21.ª), Ley 25/2013 (art. 3 a 6), RD 1007/2023 (calendario del RDL 15/2025), Código de Comercio (art. 30) y RIRPF (art. 95).